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I depositi monumentali. Particolare delle crociere
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Storia e caratteristiche del progetto



STORIA E CARATTERISTICHE DEL PROGETTO

Progetto Anagrafe informatizzata degli archivi italiani

La Guida al patrimonio documentario dell'Archivio di Stato di Venezia, o SIASVe, accoglie i risultati di una precedente iniziativa di descrizione informatizzata, varata e sostenuta dall'Amministrazione archivistica italiana nel corso degli anni Novanta: il progetto Anagrafe informatizzata degli archivi italiani. Tale progetto, finanziato con la legge 84/90, aveva coinvolto inizialmente gli archivi vigilati dalle Sovrintendenze archivistiche; sulla base della legge 145/92 venne esteso poi ad alcuni Archivi di Stato (Arezzo, Bologna, Cagliari, Firenze, Frosinone, Genova, Grosseto, Lucca, Milano, Napoli, Novara, Perugia, Roma, Torino, Treviso, Venezia, Viterbo), con l'obiettivo di costituire una imponente banca dati centrale presso il Ministero per beni culturali e ambientali, primo strumento per esercitare la tutela e promuovere la conoscenza del patrimonio archivistico italiano.

La rilevazione, inizialmente centralizzata e unitaria, si è trasformata poi in singoli progetti diversificati, con tempi di inizio e conclusione differenti, confluiti poi all'interno di sistemi informativi elaborati ad hoc. Ogni Istituto ha pertanto affrontato la riconversione dei dati dal tracciato originario (nato prima dell'effettiva diffusione degli standard descrittivi archivistici internazionali, e pertanto inadeguato ad essere automaticamente trasferito in un nuovo sistema) e da un software rimasto ancora alla concezione originaria e privo di numerose funzioni indispensabili nell'evoluzione del lavoro.
La natura stessa del progetto iniziale Anagrafe, una natura 'bifronte' che contemplava tanto i dati relativi alla descrizione storico archivistica quanto quelli gestionali, consentiva di interpretare il progetto nel modo più funzionale a ciascuna sede, enfatizzando o alternativamente attenuando l'uno o l'altro aspetto per meglio adattarlo al rispettivo contesto.

Nell'ambito di questo progetto, fra il 1997 e il 2000 venne costituita presso l'Archivio di Stato di Venezia una prima banca dati compilata con il programma GUPTA, che si serviva di un motore SQL-Windows. La necessità di prolungare la fase preliminare di studio e organizzazione, a causa dell'elevato numero dei fondi conservati in questa sede, portò a dare inizio alla rilevazione tre anni più tardi rispetto a quasi tutte le altre sedi.

Quando venne avviato il progetto, era uscita a stampa solo da tre anni (1994) la voce Venezia della Guida generale degli Archivi di Stato, ultima di altre iniziative di rilevazione globale del patrimonio archivistico veneziano (Da Mosto 1937-40; Cecchetti Statistica 1880-1881): operazioni tutte di vasto respiro, nate con finalità diverse, realizzate con soluzioni proprie, e che costituiscono ancora un tratto distintivo di particolare ricchezza dell'Istituto veneziano, e una sorta di 'stratigrafia' dello stato dei fondi nel corso tempo, cui la banca dati fa riferimento in modo sistematico e costante.

Si avvertiva tuttavia, e intensamente, l'esigenza di un raccordo tra le descrizioni generali e la situazione effettivamente riscontrabile nei depositi.
Mancava ancora un repertorio topografico generale, e la suddivisione dei fondi nelle due sedi dei Frari e della Giudecca (con il corollario di legami, intrecci e connessioni reciproche) rendeva irrinunciabile l'acquisizione non solo dei dati storico istituzionali, ma anche di quelli relativi a consistenza e collocazione, elementi indispensabili per proseguire il progetto, in seguito, con la gestione informatizzata del servizio della sala di studio. Tali informazioni risultavano ancor più urgenti nella prospettiva di avviare a breve un imponente operazione di adeguamento e di ristrutturazione dei depositi, con il trasferimento sistematico dei fondi collocati nei piani e nelle stanze dell'antico convento dei Frari.
Un ulteriore obiettivo consisteva nel corredare i fondi di una rappresentazione della loro effettiva struttura archivistica, non sempre evidente nella maggior parte degli inventari ottocenteschi. Tale obiettivo di descrizione approfondita, che è stato raggiunto per oltre la metà dei fondi, viene arricchito man mano che procede il progetto.

Il gruppo di lavoro, composto inizialmente da nove archivisti libero professionisti coordinati da un funzionario dell'Istituto, ha prodotto una banca dati che rappresenta il patrimonio documentario nel suo complesso: i dati sono stati rilevati direttamente nei depositi e confrontati con quanto attestato nella Guida generale, nel Da Mosto e nelle operazioni di censimento e di statistica precedenti. E' stata riservata fin dall'inizio un'attenzione particolare ai fondi ottocenteschi, in larga misura privi di adeguati strumenti descrittivi.

Progetto Sias - Giudecca

Nel 2004 l'Istituto, in adesione al sistema nazionale SIAS, diede inizio al "Progetto Sias-Giudecca", che ha consentito di completare e integrare le informazioni relative al centinaio di fondi conservati nella sede sussidiaria dell'Istituto, non di rado strettamente collegati a quelli presenti nell'antico convento dei Frari. Veniva avviato allora un primo recupero di tutta la banca dati, promosso d'intesa con la Direzione generale per i beni archivistici e ad opera della società Amanuense di Firenze (ora Softeam Ware S.r.l.), con la collaborazione dell'Archivio di Stato di Milano.
Tale soluzione non consentiva tuttavia di utilizzare agevolmente, in una piattaforma unitaria, tutti i dati di carattere gestionale rilevati in precedenza ed essenziali per l'Istituto: collocazione topografica, numeri di corda, individuazione dei pezzi mancanti, valutazione degli interventi di inventariazione, restauro, condizionamento.

Progetto SIASVe

Nel 2005 fu stipulata una convenzione di ricerca fra l'Archivio di Stato di Venezia e la Scuola Normale Superiore di Pisa per completare il progetto di recupero della banca dati all'interno di un diverso ambiente software. La finalità riguardava non soltanto i dati storico archivistici, secondo una struttura più coerente con gli standard internazionali di descrizione ISAD (G) e ISAAR (CPF), ma anche quelli di carattere gestionale, per dotare l'Istituto di uno strumento efficace in previsione dei massicci trasferimenti programmati nei depositi dei Frari.
Tale recupero, conclusosi nel corso dell'anno 2006, ha comportato l'elaborazione di un software nel quale riversare i dati di Anagrafe e la successiva evoluzione dell'applicativo per corrispondere all'analisi delle esigenze funzionali dell'Istituto. In parallelo è iniziata la fase di revisione dei dati, a partire dall'integrazione nel medesimo ambiente di una banca dati relativa agli strumenti di corredo in uso, elaborata dall'Archivio di Stato di Venezia prima dell'avvio del progetto Anagrafe, e fino ad allora rimasta separata. Il Repertorio dei fondi e degli strumenti di ricerca, frutto di questa fase e presente nel sistema on line, è stato messo a disposizione del pubblico in forma tradizionale su carta nel dicembre 2006.
La correzione delle informazioni acquisite è ancora in corso, e prevede sia l'attribuzione dei singoli dati ai campi specificamente destinati ai rispettivi contenuti nel nuovo sistema ma non presenti in Anagrafe, sia l'integrazione e l'aggiornamento dell'intera banca dati.
Prendeva forma poi, nell'ambito del medesimo progetto, anche una interfaccia di consultazione dei dati attraverso la Rete, collegata all'applicativo messo a punto per l'aggiornamento e l'inserimento dei dati, che ha preso il nome di Guida al patrimonio documentario.
La scheda descrittiva degli strumenti di ricerca, parte integrante del SiASVe, è stata collegata, in occasione della pubblicazione nel web, alla rispettiva riproduzione digitale, ottenuta grazie a un progetto promosso dalla Direzione ed affidato, per la conversione digitale degli inventari, a SMARTEST s.r.l. di Treviso.

Il sistema SiASVe - Guida on line al patrimonio è stato elaborato dalla Scuola Normale Superiore di Pisa, Laboratorio per l'Analisi, la Ricerca, la Tutela, la Tecnologia e l'Economia del patrimonio culturale (LARTTE)

PROGETTO DIVENIRE
Parallelamente al progetto SiASVe si è dato inizio ad un secondo progetto, chiamato Divenire, coordinato per la parte tecnica dal Consiglio Nazionale delle Ricerche di Firenze e realizzato dalla società Hyperborea di Pisa, insieme a GAP s.r.l. di Roma, volto a permettere la consultazione in rete delle immagini di serie documentarie complete, o parti significative di esse, collegato per la descrizione archivistica direttamente al SiASVe.