Le istanze per l'uso occasionale degli spazi e per le riprese cinematografiche e televisive vanno compilate adottando gli appositi moduli ai quali va applicata una marca da bollo da 16 euro; le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici locali e le onlus sono esenti dall'imposta di bollo.
Il termine entro cui viene espletata la procedura è di 90 giorni.
Per le tariffe dei servizi aggiuntivi (utilizzo degli spazi monumentali, utilizzo dell'aula della Scuola di APD, riprese televisive) si rimanda al tariffario ministeriale.
L'istanza, munita di marca da bollo, va trasmessa in busta chiusa all'indirizzo "Archivio di Stato di Venezia, San Polo 3002, 30125 Venezia" (può essere anticipata tramite posta elettronica all'indirizzo as-ve@beniculturali.it).