Le istanze per l'uso occasionale degli spazi e per le riprese cinematografiche e televisive vanno compilate adottando gli appositi moduli ai quali va applicata una marca da bollo da 16 euro; le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici locali e le onlus sono esenti dall'imposta di bollo.
Il termine entro cui viene espletata la procedura è di 90 giorni.
Per le tariffe dei servizi aggiuntivi (utilizzo degli spazi monumentali, utilizzo dell'aula della Scuola di APD, riprese televisive) si rimanda al tariffario ministeriale.
Si ricorda agli utenti che qualsiasi comunicazione indirizzata al Servizio di fotoriproduzione deve essere inoltrata esclusivamente tramite posta elettronica (as-ve@beniculturali.it).